Hoe maak je een contracttemplate en creëer je taken?

1. Gebruik deze knop in “Home” of in “Contracten”.

2. Kies een naam voor het contractsjabloon.

Tip: (1) naam van de medecontractant(en) - (2) essentie van de inhoud - (3) referentienummer van het contract

+ selecteer het dossiertype

+ selecteer het dossier

(+ plaats het document / de documenten of koppel deze zodadelijk via “Documenten”)

Zie hoe het contractsjabloon dat je gecreëerd hebt nu bovenaan de lijst onder “Contracten” staat, met een uniek contractnummer.

Laten we teruggaan om het contractsjabloon aan te vullen door op de nummer of naam van het contract te klikken.

3. Contractdetails:

Ga naar de rechterkant van de pagina en merk op - door naar beneden te scrollen - dat er verschillende blokken zijn, met de mogelijkheid om elk blok te bewerken.

Laten we de vier blokken die cruciaal zijn voor een efficiënte opvolging van je contract van naderbij bekijken.

1. Relaties

Door een paar letters te typen kun je controleren of de tegenpartij al aangemaakt is. Zo niet, kun je deze zelf eenvoudig aanmaken. Daarna koppel je je eigen juridische entiteit.

Het is ook mogelijk om meerdere relaties en juridische entiteiten aan een contract te koppelen.

2. Metadata

→ Dossier is al geselecteerd, maar kan hier gewijzigd worden.

→ Fase is lopend voor een nieuw contract, maar dit kan gewijzigd worden.

→ Startdatum: duid de datum aan waarop het contract ingaat.

Tip: Als de initiële contractperiode die je wilt registreren in het verleden ligt, moet je de huidige lopende fase registreren. Bv. Je contract ging in op 1/1/2019 en verliep op 31/12/2019. Het contract werd 2 jaar achtereen met 1 extra jaar stilzwijgend verlengd. Je moet 1/1/2021 registreren als startdatum, omdat vandaag voor 31/12/2021 ligt. Nu kun je je contract beheren.

Als je de initiële contractperiode snel wilt kunnen opzoeken, kun je dit noteren onder “Samenvatting contract” en/of onder je “Taak” (cf. infra).

→ Looptijd:

• Kruis het vakje aan, als het om een contract van onbepaalde duur gaat. (Einddatum verdwijnt)

OF

• Registreer de looptijd. (Einddatum verschijnt automatisch)

→ Verlengperiode:

Kruis het vakje aan als er een automatische (stilzwijgende) verlenging is.

→Een tweede vraag zal verschijnen:

• is de verlengperiode van onbepaalde duur

OF

• een vaste verlengperiode?

Als het een vastgelegde verlengperiode is, registreer dan de verlengperiode.

Standaard wordt het contract voor een onbepaald aantal keren verlengd.

Tip: Een vastgelegd aantal keren kan in België voor commerciële huurcontracten gebruikt worden.

→ Opzegtermijn:

• Kruis het vakje aan, als de overeenkomst op elk moment opzegbaar is

OF

• registreer de opzegtermijn.

→ Eigenaar: registreer de eigenaar van het contract via de keuzelijst. Op die keuzelijst staan de namen van de collega’s die leesrechten hebben voor dit dossier.

→ Als de contractgegevens zijn geregistreerd zonder onduidelijkheden die je moet controleren, kun je het “Approved’-vakje aankruisen.

Vergeet niet op te slaan!

Als je op klikt, krijg je een
samenvatting van de Metadata.

3. Afdelingen

Bepaal in welke afdeling het contract zich moet bevinden, op basis van de structuur van je onderneming.

4. Vestigingen

Koppel het aan de vestiging(en) van het contract.

Voel je vrij om aan te passen met Waarde, Tags, ...