Wilt u zoeken in alle categorieën of in deze categorie?
Er wordt een e-mail verzonden naar de goedkeurder of ondertekenaar naargelang de instellingen van de flow. Dit kan parallel (gelijktijdig) of sequentieel (in een specifieke volgorde).
De goedkeurder krijgt een e-mail van de initiatiefnemer met daarin de vraag ter goedkeuring van een specifieke flow met vermelding van de naam van het document.
Indien van toepassing worden ook het contract en dossier vermeld. Door op de groen gemarkeerde flow te klikken en in te loggen op Contractify kan het flow proces worden bekeken en kun je het document lezen en goedkeuren of afkeuren.
Nadat over het contract is onderhandeld, is het gebruik van een ‘flow’ de laatste stap in het verkrijgen van de definitieve goedkeuring/ondertekening van het contract.
Het gebruik van @vermelding kan je helpen om snel feedback van je collega’s te krijgen.
Selecteer eenvoudig een collega in de keuzelijst die verschijnt na het typen van @. De keuzelijst is een lijst van alle gebruikers in Contractify, niet alleen de collega’s die bij de flow betrokken zijn.
De vermelde collega krijgt een melding per e-mail en krijgt een taak in zijn/haar flow overzicht.
Alle vermeldingen en opmerkingen worden bewaard in het overzicht op het document. Dit geeft een logboek van wie wat aan wie en wanneer heeft gevraagd.
Deze functie is op elk moment in het goedkeuringsproces beschikbaar.
Wanneer je deze knop rechtsboven op de flow pagina selecteert, zie je een nieuw dialoogvenster waarin je het bericht kan invoeren dat je wilt verzenden en of je het naar iedereen of alleen naar de initiatiefnemer wil verzenden.
Er is ook een schakelknop zodat je kan bepalen om de directe link naar de flow te verzenden of gewoon het bericht te verzenden.
Er zijn 3 soorten taken. Je moet een flow taak goedkeuren, één of meerdere taken ondertekenen of je moet een gemaakte opmerking bekijken (@vermelding).
Al deze taken worden per e-mail gecommuniceerd (doorklikken) en zijn ook zichtbaar in Contractify.
Je kan de flow detailpagina op meerdere manieren vinden.
Flow detailpagina
Standaard zie je alleen je eigen taken in het flow proces. Als je op de schakelknop ‘Bekijk alle taken’ klikt, zie je ook de taken voor je collega’s.
Ga naar flows aan de linkerkant van het scherm en klik op de flow die je nodig hebt om naar de detailpagina van de flow te gaan.
Ga naar taken aan de linkerkant van het scherm.
Je ziet 2 tabbladen, één met al je ‘gewone taken’ en één met alle flow taken.
Op deze pagina krijg je een overzicht van al je flow taken en de interactieve knoppen om direct actie te ondernemen. Of je kan naar de flow detailpagina gaan door op de gemarkeerde knop te klikken.
Ga naar documenten op de linkerkant van het scherm en open de detailpagina van het document. Gebruik het tabblad Flows.
Alle recensie opmerkingen worden hier op één pagina gecentraliseerd en je kan op de groene balk klikken om naar de details van de Flow te gaan en actie te ondernemen in de goedkeuring of ondertekening.
Alleen jouw taken die op het moment van het bekijken van toepassing zijn op de flow, worden weergegeven. Dit betekent dat wanneer je later in het proces een sequentiële taak hebt, deze op het juiste moment zichtbaar zal zijn.
Alleen de persoon die uitgenodigd is om goed te keuren of te weigeren in de flow. Een admin kan niet weigeren.
5.2.1. Er is een nieuwe versie van het document nodig
Als je een gecorrigeerde versie van het document wilt uploaden, moet je de weiger knop gebruiken en hiervoor een reden opgeven. Je kan in opmerkingen verwijzen naar het gedeelte dat moet worden bijgewerkt.
Zoals je hier kan zien: een upload van een nieuwe versie van het document dat al in een flow zit, is alleen mogelijk als de flow is geweigerd.
Als je een nieuwe versie hebt geüpload, wordt deze weergegeven op het tabblad Flows. Je kan ze beheren in het tabblad Preview.
Alle eerdere versies worden opgeslagen met naam en datum van de persoon die versie heeft geüpload. De vorige versies kunnen nog steeds op elk moment bekeken worden en gedownload worden door erop te klikken.
De titel van het document verandert op dit moment niet. Het document herbenoemen is altijd handmatig mogelijk.
5.2.2. Elke andere reden om te weigeren.
Naast de noodzaak voor een nieuwe upload, kunnen er tal van redenen worden aangevoerd om een flow af te wijzen.
Het hoeft geen nieuwe upload zijn.
Taken > Alle flow taken > weigeren of goedkeuren
Flows > Selecteer specifieke flow > Flow detailpagina > weigeren of goedkeuren
Niet op document detailpagina.
Iedereen die betrokken is bij de flow krijgt een e-mail waarin staat welke flow is geweigerd, door wie en voor welke reden?
Collega’s vermelden op de documentpagina is nog steeds mogelijk.
Als de redenen voor de weigering zijn opgelost, kan de flow eenvoudig opnieuw worden opgestart met behulp van de knop op de documentpagina. Deze actie activeert nieuwe e-mail meldingen aan de betrokkenen om de flow weer op te pakken volgens de flow instellingen.
Iedereen die betrokken is de bij de flow (inclusief de initiatiefnemer) en elke admin kan een flow in wacht zetten.
Je kan dit vergelijken met een noodrem.
Het hele proces wordt in wacht gezet waardoor je niets meer kan veranderen. Alleen de admin en de persoon die de flow in wacht heeft gezet, kunnen de flow opnieuw activeren.
Flows > Selecteer specifieke flow > Flow detailpagina> Zet in wacht
Niet op de 'alle flows taken' pagina.
Niet op de 'document' detailpagina.
Zodra de flow in wacht is, zie je dat alle taken die moeten worden goedgekeurd/afgekeurd of ondertekend worden vervangen door oranje logo’s met de vermelding ‘in wacht’.
Als je op een logo klikt, verschijnt er een pop-up om je te waarschuwen dat de flow in wacht is gezet en vermeldt wie het heeft gedaan en hoe lang geleden.
Je moet wachten tot de flow opnieuw is gestart door een admin of de persoon die aan de rem heeft getrokken. Je weet tot wie je je moet richten aangezien het in de pop-up wordt vermeld.
Als je klaar bent om de flow opnieuw te starten, kun je de knop ‘Toon opties’ selecteren. Dit kan op dezelfde plaats waar je de knop ‘In wacht’ terugvindt (of op de overzichtspagina van de flows).
Wanneer u dit doet, verschijnt er een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd of je de flow wil stopzetten of hervatten.
Als je stopzetten selecteert, stopt de flow volledig.
Het hervatten van de flow activeert de flow weer, zodat iedereen de taken kan voltooien.
In beide gevallen is de volgende stap de mogelijkheid om stakeholders in de flow te informeren.
Je kan ervoor kiezen om alle stakeholders te informeren, alleen de initiatiefnemer van de flow of helemaal niemand. Er is ook de optie om een persoonlijk bericht te schrijven en een link naar de flow toe te voegen.
De algemene overzichtspagina toont alle huidige flows als gebruiker, manager of admin. Deze regels zijn hetzelfde net zoals bij taken en contracten.
Er is ook een zoekbalk. Deze zoekbalk ondersteunt flow naam, contractnaam en documentnaam zodat je op elk moment gemakkelijk de flow kan vinden die je nodig hebt.
Het standaard kanban overzicht is zo ingesteld dat alle flows worden gesorteerd in verschillende stappen in het proces. Goedkeuring, ondertekeningsconfiguratie, ondertekening, voltooid en afgebroken/geweigerd.
Zoals je ziet krijgen de flows die ‘in wacht’ staan ook een rode banner zodat je altijd kan zien welke flows aandacht nodig hebben.
Als je op één van de flows klikt, ga je naar de bijhorende flow detailpagina.
