Hoe maak en beheer je een flow template?

Hoe maak en beheer je een flow template

Alleen admins kunnen flow sjablonen maken en beheren.

1. Waar maak je een flow template

Ga naar Instellingen en klik op Flow templates, je wordt doorverwezen naar een algemeen overzicht van alle sjablonen die reeds zijn geconfigureerd en opgeslagen.

Je kan een nieuwe template toevoegen door de ‘+ Nieuw’ knop in de rechterbovenhoek van het scherm.

2. Hoe configureer je een flow template

2.1. Template naam

De eerste stap is om het flow template een naam te geven.

Tip: kies een naam die het proces weerspiegelt dat nodig is voor dat departement, waarde, locatie,... Houd in het achterhoofd dat de gebruikers van de flow de template kunnen kiezen in de selectielijst.

2.2. Is geblokkeerd

Je kan de schuifregelaar gebruiken om de flow nu te blokkeren of later in het proces. 

Wanneer een template geblokkeerd is, kan de gebruiker geen deelnemers of stappen verwijderen. Collega’s toevoegen is echter altijd mogelijk. 

2.3. Voeg een stap toe 

2.3.1. Afdelingen en vestigingen 

Selecteer de afdeling en/of vestiging waarvoor je de flow template creëert. Dit zal het later makkelijker maken om de juiste template te vinden wanneer je een flow wil opstarten.

2.3.2. Goedkeuring / juridische validatie / ondertekenen

Bepaal welke stappen je wil toevoegen aan je template. Je kan stappen ter goedkeuring toevoegen, maar ook juridische validatie en ondertekenen. 

Je kan elke stap die je toevoegt een relevante naam geven zodat het duidelijk is wie welke stap moet uitvoeren.

Vb.: Goedkeuring CEO en CFO, juridische validatie, Ondertekend door CEO en CFO.

Verder kan je ook kiezen om stakeholders meteen toe te voegen of dit pas te doen wanneer je een flow gaat opstarten en configureren.

Onmiddellijk stakeholders toevoegen is bijvoorbeeld aangeraden wanneer je een geblokkeerde template wil maken, of, bijvoorbeeld, wanneer je enkel je CEO iets moet laten ondertekenen. 

2.3.3.  Parallel of sequentieel

Je kan parallel kiezen als alle in de stap betrokken collega’s tegelijkertijd de melding mogen krijgen voor de goedkeuring of ondertekening.

Als je een volgorde voor goedkeuring of ondertekening wil instellen, selecteer je de sequentiële optie. De volgorde wordt toegepast op de volgorde van de toegevoegde collega’s. U ziet de volgorde verschijnen voor de betrokken personen. Door het pictogram voor het nummer te slepen en het neer te zetten kan je de volgorde veranderen.

Voeg zoveel verschillende stappen en stakeholders toe als nodig om je template aan te passen aan jouw noden, of creëer meer templates.