Wanneer moet ik een document als contract aanmaken?

Als bedrijf krijg je ongetwijfeld te maken met heel wat documenten en contracten. Hierdoor kan het soms moeilijk zijn om duidelijk te weten welke documenten daadwerkelijk tot de contracten behoren. Immers, niet elk document is een contract.

Hierbij is het belangrijk dat je rekening houdt met 2 factoren: metadata en/of opvolgtaken.

1. Metadata

Indien het document geen metadata bevat kan deze gewoon als een document opgeladen worden en niet als een contract. De metadata zijn onder andere: startdatum, opzegtermijn, einddatum, verlengperiode…

2. Opvolgtaken

Daarnaast dient er ook gekeken te worden of er opvolgtaken verbonden zijn aan het document. Een voorbeeld hiervan is het heronderhandelen van de voorwaarden of prijzen na een bepaalde periode. Indien er geen sprake is van opvolgtaken, en het dus in principe niet moet worden opgevolgd, dan kan het document gewoon als een document worden geregistreerd en niet als een contract. 

Deze documenten kunnen gekoppeld worden aan het daadwerkelijke contract waar het bij hoort. Je kan één of meerdere documenten koppelen aan een contract. Zo kan je een offerte, addendum, NDA… koppelen aan het contract waar het bij hoort.

Als je meerdere documenten aan een contract koppelt kan het naderhand ingewikkeld worden om deze snel terug te vinden. Hierdoor is het belangrijk dat je bij de registratie van het document ook aangeeft onder welk documenttype het behoort zoals addendum, factuur, vergunning…