Wilt u zoeken in alle categorieën of in deze categorie?
Om een account over te zetten, maken we eerst de denkoefening welke use-case er aan gekoppeld is. Zal de gebruiker tijdelijk vervangen worden? Verlaat de gebruiker het bedrijf? Of heeft de gebruiker een nieuwe functie/rol binnen het bedrijf en moet deze contracten overnemen?
In dit artikel bespreken we alle mogelijke opties!
Het is heel gebruikelijk dat een collega op een gegeven moment de notificaties van een (tijdelijk) afwezige collega zal moeten opvolgen.
Een admin kan dan zo lang als nodig een account overzetten naar een andere medewerker.
Ga naar “Instellingen” > “Medewerkers”.
Selecteer de medewerker die tijdelijk vervangen moet worden. In dit geval is dat Elke.
Klik vervolgens op “overzetten” in de rechterbovenhoek van je scherm.
Je zal nu een lijst te zien krijgen met alle collega’s in je omgeving. Selecteer de collega die het account van Elke tijdelijk zal overnemen en klik op “opslaan”.
Wanneer je nu teruggaat naar het overzicht van je medewerkers, zal je kunnen zien wie welke collega vervangt.
De vervanger, Haike, zal nu alle notificaties en taken te zien krijgen van Elke. Je kan de vervanger steeds blokkeren indien de toegang tijdelijk ontzegd moet worden.
Je kan een vervanging steeds ongedaan maken door de medewerker (vervanger of vervanging) te selecteren. Aan de rechterkant van je scherm zal je een overzicht te zien krijgen van het gebruikersaccount.
Klik op het vuilbakje naast de naam van de vervanger/vervanging en bevestig om dit ongedaan te maken.
Wanneer iemand het bedrijf verlaat, kan je beginnen met het blokkeren van diens toegang tot Contractify. Indien je bedrijf gebruik maakt van single sign on, zal de toegang automatisch geblokkeerd worden.
Om een gebruiker te verwijderen, ga je als admin naar “Instellingen” > “medewerkers” > selecteer gebruiker. In de rechterbovenhoek van de detailpagina van je medewerker zal je drie puntjes zien staan.
Vervolgens zal je een andere gebruiker moeten selecteren die alle documenten, contracten en taken zal overnemen. Tenslotte bevestig je de transfer en verwijder je het account.
Een werknemer kan altijd een nieuwe rol en verantwoordelijkheden binnen een bedrijf opnemen. Om een vlotte transitie van de contracten en bijbehorende taken te voorzien, gebruiken we de filters en bulk-acties.
We beginnen met het opzetten van één of meerdere filters bij de contracten zodat we een duidelijk overzicht hebben van welke contracten er overgezet moeten worden. Vaak is het ook nodig om extra filters op te zetten om bepaalde contracten in een specifieke subfolder op te zoeken.
Door de contracten te selecteren met de checkbox aan de linkerkant, zal er onderaan een balk verschijnen waar we al onze bulk-acties kunnen vinden. We kunnen in bulk alle geselecteerde contracten bewerken.
Er verschijnt een pop-up waarbij we de subfolder en contracteigenaar kunnen aanpassen. Let op dat je de subfolder niet verandert en dat deze gelijk blijft aan de huidige subfolder. Je moet enkel de eigenaar aanpassen.
Wanneer je dit doet, is er ook een optie beschikbaar om meteen alle taken die zijn toegewezen aan de huidige contracteigenaar over te zetten naar de nieuwe eigenaar.
Herhaal deze actie op alle contracten die overgezet moeten worden naar de nieuwe werknemer, samen met hun subfolder.
Let op:Wanneer een gebruiker in meerdere Contractify omgevingen zit, zal een admin deze gebruiker niet kunnen verwijderen. In dit geval contacteer je best je Customer Success Manager of stuur je een mailtje naar [email protected].
