Wilt u zoeken in alle categorieën of in deze categorie?
E-ondertekening en goedkeuring zijn beide stappen die moeten worden geconfigureerd als onderdeel van een Flow. Een flow in Contractify is de logische volgorde van acties die worden uitgevoerd op documenten of contracten, van goedkeuring tot elektronische ondertekening.
Momenteel biedt Contractify de volgende flow steps, in deze volgorde:
Goedkeuring → Juridische goedkeuring → E-signing
Niet alle stappen zijn vereist. Als documenten alleen ondertekend hoeven te worden, bevat uw flow alleen een stap voor elektronisch ondertekenen.
Een overzicht van alle actieve en inactieve flows vindt u op het flowboard, waar u toegang toe krijgt via het item Flows in de navigatie.
Het flowboard is georganiseerd in kolommen en flows worden weergegeven als kaarten.
Voor Flows die wachten op goedkeuring, wordt een kaart weergegeven in de Approval kolom. Voor een Flow die wacht op handtekeningen wordt een kaart weergegeven in de Signing kolom.
U kunt alle flowdetails en taken bekijken door op de kaart van een flow te klikken om de detailpagina te openen.
💡 Beschikbaar voor gebruikers in het Professional-abonnementsniveau.
Flow sjablonen zijn vooraf geconfigureerde Flows die zijn gemaakt door beheerders. Flow sjablonen kunnen worden vergrendeld, om te voorkomen dat gebruikers de Flow stappen kunnen bewerken, of kunnen worden ontgrendeld, zodat gebruikers een Flow verder kunnen bewerken op basis van de sjabloon.
Meer details:Een Flow sjabloon maken en beheren
Voordat we gaan kijken naar het configureren en starten van een flow is het goed om te weten dat een flow in alle gevallen in de wacht kan worden gezet en, indien nodig, kan worden afgebroken.
Deze “On hold” is beschikbaar voor alle flows, maar is alleen beschikbaar voor Admins en de gebruiker die de Flow heeft gestart.
De actie is beschikbaar op een pagina met Flowdetails.
Wanneer u een Flow op On Hold zet:
De actie “On Hold” is onmiddellijk. Er wordt geen bericht verstuurd naar de belanghebbenden van de Flow.
De actie 'Bericht verzenden naar belanghebbenden' op de Flow detailpagina kan worden gebruikt om belanghebbenden indien nodig handmatig te informeren.
Uitnodigingen voor ondertekening of goedkeuring die al zijn verzonden, worden nu doorgestuurd naar een infopagina. De bezoeker informeren dat het proces momenteel in de wacht staat.
Zodra een flow in de wacht wordt gezet, zijn er enkele vervolgacties beschikbaar:
Flow afbreken
Ga door met de Flow zonder veranderingen
Bij het selecteren van een actie kunt u optioneel een bericht sturen naar alle belanghebbenden.
Vanuit verschillende plekken binnen Contractify kan een nieuwe flow worden aangemaakt.
U kunt een nieuwe flow starten vanaf:
Op het flow board, de knop “Start Flow” in de rechterbovenhoek.
De E-Signing-weergave, de knop “Start Flow” in de rechterbovenhoek.
Een weergave van document details, de knop "Start ondertekenen".
De eerste stap om het/de document(en) te selecteren maakt het ook mogelijk om aanvullende documenten te uploaden.
In sommige gevallen worden bestanden vooraf geselecteerd:
Als u een flow start vanuit een weergave met document details, is dat specifieke document al geselecteerd in de lijst met documenten. Zo kunt u indien nodig nog meer documenten toevoegen.
Als er in deze stap extra documenten worden geüpload, worden deze bestanden standaard ook geselecteerd.
Het aantal geselecteerde documenten is zichtbaar in de linkerbenedenhoek. De lijst met documenten wordt ook weergegeven in tooltip wanneer u met de muis over het infobericht beweegt.
💡 Belangrijk:
Eenmaal doorgegaan naar de volgende stap kan de lijst met documenten in een flow niet meer worden aangepast.
Na het selecteren van de documenten kunt u Flowstappen toevoegen en configureren.
Met een goedkeuringsstap kunnen documenten ter goedkeuring worden verzonden naar gebruikers met een Contractify-account in uw Contractify-omgeving.
Voor een uitgebreide uitleg zie:Hoe samen te werken met Flows
Een Professional-abonnement
Goedkeuring moet opeenvolgend of parallel gebeuren. Bij sequentiële goedkeuring wordt de volgende gebruiker pas geïnformeerd zodra de vorige gebruiker heeft goedgekeurd. Bij parallelle goedkeuring worden alle gebruikers in één keer geïnformeerd en hoeft er geen specifieke goedkeuring volgorde te worden gevolgd.
Als alle gebruikers akkoord gaan, start de volgende stap in de flow. En bijbehorende uitnodigingen/taken worden verzonden.
De hele Flow wordt afgewezen en zal niet doorgaan. Een gebruiker die goedkeuring afwijst, moet een reden invoeren. Dit bericht wordt verzonden naar de initiator van de Flow Configuratie.
Beheerders en de gebruiker die de Flow heeft gestart, kunnen een nieuwe versie van het/de document(en) uploaden en de Flow Configuratie opnieuw starten.
Juridische goedkeuring is een beperkte versie van de goedkeuringsstap, die het vragen van goedkeuring aan een gebruiker in een juridische rol vereenvoudigt.
Deze stap is altijd de laatste stap vóór de ondertekening, omdat hiermee de positionering voor handtekeningen kan worden goedgekeurd.
Beschikbaar voor alle abonnementen niveaus.
Juridische goedkeuring moet worden ingeschakeld door een beheerder.
Er moet ten minste één gebruiker de juridische rol toegewezen krijgen.
De enige optie die u in de juridische goedkeuringsstap kunt configureren, is dat de gebruiker om juridische goedkeuring vraagt.
Bij goedkeuring start de volgende stap in de flow.
De hele Flow wordt afgewezen en zal niet doorgaan. Beheerders en de gebruiker die de Flow heeft geconfigureerd, kunnen een nieuwe versie van de documenten in de Flow uploaden en de Flowconfiguratie opnieuw starten.
Voor meer gedetailleerde artikelen over elektronisch ondertekenen: Klik hier
Add-on voor elektronische ondertekening die in de Marketplace moet worden geconfigureerd door een beheerder.
Een actief Credit plan voor elektronische ondertekening dat in de Marketplace is geconfigureerd door een beheerder.
Stap 1
U gaat nu beginnen met het configureren van de handtekeningen voor de documenten die u in de vorige stap hebt geselecteerd. Dit doe je document voor document.
Gebruikers in het Prof abonnement kunnen een bestaand Flowsjabloon gaan gebruiken.
…of begin met een lege flow.
Als u met een lege flow begint, moet u de mensen selecteren die uw documenten moeten ondertekenen door op “+ Ondertekenen” > “+ Ondertekenaar toevoegen” te klikken.
Stap 2
U moet de ondertekeningsvelden per document configureren voor zowel de nieuwe Flow als de bestaande Flow. Dit kunt u doen door een ondertekenaar te selecteren en op “+ Ondertekeningsveld toevoegen” te klikken.
U kunt het ondertekeningsveld nu slepen en neerzetten waar u het in uw document wilt plaatsen.
Herhaal deze stap voor de andere ondertekenaars en voor zoveel ondertekenvelden als u nodig heeft.
Stap 3
Om naar het volgende document te gaan, klikt u op de documentnaam in de rechterbovenhoek van uw scherm.
Selecteer het document dat u vervolgens wilt configureren.
Herhaal stap 2 en 3.
Stap 4
Als u klaar bent met het configureren van de documenten die u wilt laten ondertekenen, kunt u ‘opslaan als concept’ selecteren. Dit betekent dat de Flow op elk gewenst moment in de toekomst kan worden gestart. U kunt dit gebruiken voor b.v. voor nieuwe medewerkers die bij uw bedrijf aan de slag gaan, voor contractverlengingen die naderen, …
Deze Flow verschijnt in uw concepten.
Een andere optie is om “start flow” te selecteren. In dit geval wordt de onderteken-/goedkeuringsFlow onmiddellijk gestart.
U kunt uw opgestelde flow starten door deze te selecteren en rechtsonder in uw scherm op ‘start flow’ te klikken.
Alle taken die verband houden met de flow die u zojuist heeft ingesteld, vindt u onder
“taken” > “Alle Flowtaken”
“documenten”
of “e-signing”
Bij documenten en elektronisch ondertekenen krijgt u de status van het document in de flow te zien en bij elektronisch ondertekenen krijgt u ook de naam te zien van de flow waarin het document wordt opgenomen.
💡Niet-ondersteunde gebruikssituatie
Deze functie is momenteel nog in ontwikkeling:
Dit heeft tot gevolg dat sommige gebruiksscenario's nog niet volledig worden ondersteund.
Bijvoorbeeld:
- Het is momenteel niet mogelijk om een flow aan te maken om documenten ter ondertekening door één persoon te versturen en deze vervolgens te versturen
documenten afzonderlijk naar verschillende contactpersonen verzenden met behulp van verschillende Flows.
- Documenten kunnen niet in de ene Flow ter goedkeuring worden verzonden en later in een tweede Flow ter ondertekening worden verzonden
A basic user guide on how to configure your Contractify environment.
