Wilt u zoeken in alle categorieën of in deze categorie?
Dit is een basisgids voor alle admins om vlotter te kunnen starten met Contractify. (Hier kan je meer lezen over het verschil tussen gebruikers, managers en admins).
Om je contracten beter te kunnen opvolgen, klasseren en managen in Contractify, de eerste stap is dan:
De structuur van Contractify bestaat uit volgende delen:
→ klik op de namen om te lezen hoe je ze instelt
Afdelingen: Dit zijn de verschillende teams of afdelingen binnen je bedrijf waarvoor je contracten zal gaan registreren. Het is aangeraden om je bestaande bedrijfsstructuur aan te houden. Heb je bijvoorbeeld een afdeling Sales, HR, logistiek, … Dan kan je dat hier toevoegen.
Vestigingen: Dit zijn de (verschillende) fysieke locaties van je bedrijf.
Juridische entiteiten: Dit zijn de verschillende juridische entiteiten van je bedrijf.
Dossiers: Deze structuur dient ervoor om je documenten en contracten te kunnen categoriseren volgens inhoud zoals bijvoorbeeld verzekeringen, HR > maaltijdcheques, R&D, …
Eens alle afdelingen, vestigingen en juridische entiteiten zijn toegevoegd en je dossierlijst is aangepast en gepersonaliseerd, dan kan je als volgende stap gebruikers beginnen toevoegen.
Wanneer je een gebruiker toevoegt, zal je moeten bepalen welke gebruikrsrol deze krijgt (admin, manager of gebruiker), tot welke afdelingen en vestigingen deze gebruiker toegang heeft en in welke dossiers deze gebruiker mag werken. Je herhaalt deze stappen voor elke gebruiker die je wil toevoegen.
Om nog meer structuur aan te brengen in je Contractify omgeving, kan je gebruik maken van verschillende tools:
→ klik op de namen om te lezen hoe je ze instelt
Tags kunnen gebruikt worden om een extra organisatieniveau toe te voegen aan je omgeving. Je kan zowel relaties als documenten en contracten labelen zodat je hier later makkelijk op kan filteren en zoeken.
Tip: Iedereen kan tags toevoegen. Je maakt dus best afspraken met de andere gebruikers over welke tags jullie nodig hebben.
Relaties of tegenpartijen kunnen aan elk contract toegevoegd worden. Je kan je contracten filteren op relaties zodat je makkelijk alle contracten terug kan vinden die bijvoorbeeld bij een bepaalde leverancier horen.
Je kan allerlei documenttypes zoals bijvoorbeeld bestelbonnen, NDA’s, notariële aktes, … gaan aanmaken. Net zoals bij tags en relaties, zal je ook hier je documenten op kunnen filteren.
Flow templates kunnen gebruikt worden om goedkeuringsflows in te stellen en te automatiseren.
In de marketplace van Contractify kan je extra integraties terugvinden zoals e-signing, Azure backup, …
Je kan documenten op verschillende manieren uploaden in je Contractify omgeving.
Allereerst kan je naar de documenten gaan. Hier kan je kiezen om documenten in bulk te uploaden
Verder kan je er voor kiezen om dit via e-mail te doen. Wanneer je naar e-mails gaat, zal je bovenaan de pagina je uniek contractify emailadres zien ([email protected]). Alle documenten die naar dit adres verstuurd worden, komen automatisch terecht in je documenten.
Je kan relaties gaandeweg één voor één toevoegen telkens wanneer je bijvoorbeeld een nieuw contract toevoegt.
Een andere optie is om al je bestaande relaties in één keer te importeren aan de hand van een import templates. Dit kan bijvoorbeeld een lijst relaties zijn uit een CRM of accounting programma. Een lijst importeren is erg tijdsefficiënt, maar je hebt ook wel een kans dat er veel overbodige relaties in je omgeving terecht zullen komen. Dit zijn bijvoorbeeld relaties waarmee je geen lopende contracten hebt.
!Nieuwe manier van contracten registreren: via de workdesk --> maakt het registreren van contracten sneller en gemakkelijker! Bekijk hier hoe je de workdesk gebruikt.
Om nieuwe contracten te registreren, ga je naar contracten > + nieuw contract.
De eerste stap is steeds om je contracten een naam te geven, het (sub)dossier te selecteren en relevante documenten voor dit contract toe te voegen.
Tip: het is handig om voor jezelf een bepaalde systematiek uit te werken rond de naamgeving van je contracten.
vb: NDA_VolvoCars_20220412 → Eerst zeg je om welk type contract het gaat, vervolgens met wie je het contract hebt afgesloten en ten slotte de datum waarop het contract werd afgesloten. Dit is maar een voorbeeld van een systeem dat je kan gebruiken. Je bent uiteraard volledig vrij om te doen wat het beste werkt voor jou en je bedrijf.
Nadat je een contract hebt aangemaakt in je omgeving is het erg belangrijk om de metadata zo compleet mogelijk in te vullen. De metadata kan je terugvinden in de kolom aan de rechterkant van je scherm. Metadata hebben betrekking op alle info die je kan terugvinden in je contract (startdatum, einddatum, looptijd, vernieuwing, …). Taken zullen automatisch aangemaakt worden op basis van deze metadata.
Verder kan je contracten linken aan (verschillende) relaties, entiteiten, tags, … Je kan ook allerlei soorten opvolgtaken aanmaken die relevant zijn voor je contract.
Nu je account volledig geconfigureerd is, kan je verdergaan met:
het managen van je contracten
documenten voorbereiden en versturen ter ondertekening,
opvolgingstaken creëren,
…
A basic user guide on how to configure your Contractify environment.
